新しくスマレジを導入するとき、あるいは仕入先を増やしたとき、最初にぶつかるのが商品マスターの登録です。10点なら悩みません。1000点になると、やり方の選択がそのまま作業日数の差になります。
1000点という数字には根拠があります。スマレジで登録できる商品数の上限は、スタンダードプランが1000点、プレミアムプラス以上が10万点。スタンダードプランなら、1000点は上限そのものです。
登録の方法は大きく3つあります。
- 手入力。管理画面で1点ずつ登録する
- CSV取り込み。表計算ソフトでCSVを作り、まとめてアップロードする
- 自動変換。納品書や仕入先の商品リストをそのまま読ませて、登録形式に変換する
実務でいちばん使われるのは2番目です。この記事もそこを厚く書きます。
1. 手入力
管理画面の『商品 > 商品登録』から1点ずつ入力していく方法です。
向いているのは登録点数が数十点までのとき、あるいは日々の追加が1点2点ずつのときです。CSVの列を揃える手間がないので、思い立ってすぐ登録できますし、新商品が入るたびに1点足すだけの運用なら手入力がいちばん速く終わります。
1000点でこれをやると、1点あたり1分でも16時間を超えます。実際には部門の選択や価格の確認で手が止まるので、もっとかかります。1000点をまとめて入れる場面では、現実的な選択肢になりません。
2. CSV取り込み
スマレジ標準の一括登録です。表計算ソフトでファイルを作り、管理画面からアップロードします。一度に登録できる推奨点数は3500点なので、1000点なら一発で入ります。
手順は3段階あります。
手順1. CSVアップロード設定を先に決める
いきなりExcelを開かないでください。先に管理画面側で「どの項目を、どの順番で入れるか」を決めます。ここを飛ばすと、作ったCSVがまるごと通りません。
- 管理画面の左メニューから『商品 > 商品登録 > CSVで登録』をクリックします。『商品 > 商品一覧』に進んで【+CSVで登録】でも同じ画面に着きます
- 【CSVアップロード設定】をクリックします
- 『アップロードする項目』に、登録したい項目をドラッグ&ドロップで移動します。※が付いている項目は必須なので、必ず含めます
- 【登録】をクリックして確定します
ここで押さえておく点が2つあります。
アップロード設定で指定した項目と、CSVデータ内の項目は完全に一致している必要があります。項目の内容だけでなく、並び順も同じでなければなりません。
もう1つは税設定です。『税設定』を登録する場合は、『部門の税設定を使用』という項目も一緒に登録する必要があります。値は0が商品の税設定を使用、1が部門の税設定を使用です。片方だけ入れるとエラーになります。
項目を細かく決めるのが面倒なら、設定画面の【初期値に戻す】を押して初期設定のまま使う手もあります。スマレジのヘルプページからは初期設定に対応したExcelフォーマット（商品CSVファイル）がダウンロードできるので、それをそのまま埋めるのが最短です。
手順2. CSVファイルを作る
Excelなどの表計算ソフトで作ります。構造は単純です。
- 1行目: アップロードする項目名を入力します。管理画面の『アップロードする項目』の縦並びと、Excelの横列（A, B, C, D...）を揃えます
- 2行目以降: 商品情報を項目に合わせて入力します
商品IDの扱いにクセがあるので、ここも覚えておくと事故が減ります。
- 新規登録では商品IDを任意で入力できます
- 入力しなければ新規登録として扱われ、商品IDが自動で割り振られます
- 一度付いた商品IDは変更できません
そして最大のつまずきポイントが保存形式です。
CSVはShift JIS形式で保存します。UTF-8で保存するとアップロードで弾かれます。
ソフトごとに指定の仕方が違います。
- Excel（Windows）: 保存時に『ファイルの種類』で『CSV』を選びます。『CSV UTF-8』は選ばないでください
- Excel（Mac）: 保存時に『ファイル形式』で『CSV』を選びます。『CSV UTF-8』は選ばないでください
- Numbers: 書き出しの際に『テキストエンコーディング』で『日本語（Shift JIS）』を選びます
- Googleスプレッドシート: Shift JIS形式で保存できません。他の表計算ソフトを使ってください
保存形式の選択肢に『CSV』と『CSV UTF-8』が並んでいて、新しそうな後者を選んでしまう。これが最も多い失敗です。共同編集の都合でGoogleスプレッドシートを使っている場合は、最後にExcelやNumbersを経由する必要があります。
手順3. アップロードする
- 『商品 > 商品登録 > CSVで登録』を開きます
- 【ファイルを選択】をクリックし、作成したCSVファイルを選びます
- ファイルがセットされているのを確認して【アップロード】をクリックします
データに不備がなければ完了し、商品一覧に反映されます。エラーが出た場合はCSVファイルかCSVアップロード設定のどちらかにズレがあるので、まず疑うのは項目の並び順と文字コードの2つです。
既存商品を上書き更新するとき
価格改定などで既存商品をまとめて更新する場合は、新しくCSVを作らず、管理画面からダウンロードした最新の商品情報CSVを使います。入力間違いと記入漏れが防げます。
- 『商品 > 商品一覧』を開き、【CSVで登録】から【CSVアップロード設定】で更新したい項目を配置します
- 商品一覧で【検索オプション】から対象商品を絞り込みます（絞らずに全件ダウンロードもできますが、点数が多いとファイルが重くなります）
- 【CSVダウンロード】から【CSVダウンロード設定】を開き、手順1のアップロード設定と項目・並び順を完全に一致させます
- 『改行コード』を『Windows (ShiftJIS, CRLF)』または『Mac (UTF-8, LF)』から選び、ダウンロードします
- ダウンロードしたファイルを編集し、Shift JISで保存してアップロードします
ダウンロード設定とアップロード設定がズレているとエラーになります。上書き更新でつまずく人のほとんどがここです。
CSV取り込みの限界
手順を読んで分かるとおり、CSV取り込みはすでに整った表を持っている人のための機能です。列を指定の順番に並べ替え、文字コードを合わせ、必須項目を埋める。この前処理が実質の作業になります。
仕入先から届くのが体裁の違うExcelだったり、紙やPDFの納品書だったりすると、この前処理そのものが1000点分の仕事になります。CSV取り込みが速いのは、変換が終わったあとの話です。
3. 自動変換
3つ目は、整形前のデータをそのまま読ませて、スマレジの登録形式に変換してしまうやり方です。納品書のPDF、仕入先から届いたExcel、メールから貼り付けたテキスト。形式を問わず読み取り、商品名・価格・原価・部門などの項目に振り分けます。
CSV取り込みとの違いは、列を揃える作業を人がやらない点にあります。文字コードも項目の並び順も意識しません。代わりに必要になるのが、変換結果の確認です。AIが読み違えた行、価格が読み取れなかった行を人が見て直す。この確認を挟んだうえで一括登録します。
向いているのは、仕入先ごとに書式がバラバラで、CSV化そのものに時間を取られている場合です。逆に、すでに自社の商品管理システムから整ったCSVが出せるなら、方法2で十分です。
どれを選ぶか
3つを並べるとこうなります。
- 手入力: 向くのは数十点まで。前提はなし。手間は入力そのもの。追加費用はかからない
- CSV取り込み: 向くのは数百〜3500点。整ったデータがあることが前提。手間は列揃えと文字コード。追加費用はかからない
- 自動変換: 向くのは数百〜数千点。元データの形式は問わない。手間は変換結果の確認。アプリの導入が必要
判断はこう考えると早いです。手元に整ったCSVがあるならCSV取り込み。整えるところから始まるなら自動変換。数十点なら手入力。
最初の1000点だけを乗り切りたいのか、毎月の仕入れのたびに同じ作業が発生するのか。単発なら多少手間でもCSVで押し切れます。繰り返すなら、前処理を減らす仕組みを入れたほうが結局は安くつきます。
作ったアプリの紹介
3つ目の自動変換を担当するアプリとして、スマレジ・アプリマーケット向けに「らくらくAI商品登録」を作りました。整っていない商品リストをAIが読み取り、スマレジの商品登録形式に変換します。結果は1行1商品の一覧に並ぶので、部門の割り当てや価格を画面上で直しながら確認でき、納得してから登録に進めます。価格が読み取れなかった行は空のままにして、推測はしません。勝手に補われた価格で登録されるより、埋めるべき箇所が分かるほうが安全だからです。既存の商品コードと重複した行は、スキップか上書き更新かを選べます。CSVの列を並べ替える作業に毎回時間を取られているなら、一度試してみてください。