仕入れのたびに、納品書を見ながらスマレジに商品を打ち込む。仕入先ごとに書式が違うので、毎回同じような作業をしているのに毎回少しずつ違う。
AIに読ませて変換させると、この工程は短くなります。ただしそのまま登録してはいけない項目があります。どこを人が見るべきかを整理します。
部門は必ず人が見る
最初にこれです。公式ヘルプにこうあります。
スマレジで商品登録を行なう際『部門』を選択する必要があります。そのため、部門が登録されていない状態で商品を登録することはできません。
つまり部門は必須で、しかも店に実在する部門のどれかでなければなりません。ここがAIにとって一番難しいところです。
納品書には「ハンドクリーム 50g」としか書いてありません。これを自店の「スキンケア」に入れるのか「ボディケア」に入れるのかは、その店の分け方次第です。外から見て一意には決まりません。
なので、部門だけは全件目を通す前提で考えてください。見るべきは二つです。
- 実在しない部門名が入っていないか
- 実在するが、意図したのとは別の部門に入っていないか
前者は登録時にエラーになるので気づけます。危ないのは後者で、登録は通るのに売上分析がじわじわ狂います。部門別売上を見て仕入れを決めているなら、ここがずれた時点で判断が狂います。
価格は推測させない
次に価格です。
AIにデータを作らせるとき、一番やってはいけないのが空欄を埋めさせることです。価格が読み取れなかった行に、似た商品から推した金額が入っている。これが一番たちの悪い失敗です。
空なら登録でエラーになるか、一覧で欠けていることが見えます。でももっともらしい金額が入っていると、誰も間違いに気づかないまま店頭に並びます。気づくのはレジで違う金額が出たときです。
判断の基準は単純です。
元データに書いていないことは、空のままにする。
埋めるべき箇所が分かる状態のほうが、もっともらしい数字で埋まっている状態より安全です。
納品書の単価は原価であって売価ではない
これは見落とされがちですが、事故になると大きいところです。
納品書や仕入伝票に載っている単価は、仕入れ値です。つまり原価であって、お客に売る値段ではありません。納品書に売価はそもそも載らないのが普通です。
ここを取り違えると、原価で売る商品ができ上がります。登録は通りますし、レジも通ります。利益が消えるだけです。
分け方は書類の種類で判断します。
- 納品書・仕入伝票の単価 → 原価に入れる
- 「売価」「上代」と明記された金額 → 価格に入れる
仕入先から届いた書類を読ませるなら、価格欄は空になるのが正しい振る舞いです。売価は店が決めるものだからです。
既存商品と重なった行をどうするか
同じ仕入先から繰り返し仕入れていると、取り込むデータの半分以上が既存商品になります。
選択肢は2つです。
- スキップ: 既にある商品は触らない。新規の分だけ入る
- 上書き更新: 価格や原価を今回の値で更新する
仕入値が変わったときは後者ですが、店で微調整した商品名や売価を、仕入先の表記で上書きしてしまう危険があります。どちらを既定にするかは、自分の運用に合わせて決めてください。
判別に使うのは商品コードなので、仕入先の品番をそのまま商品コードにしているかどうかで精度が変わります。自店で採番している場合は、重複の検出は期待できません。
らくらくAI商品登録でやっていること
ここまでの判断を画面に落としたのが「らくらくAI商品登録」です。納品書のPDF、仕入先のExcel、貼り付けたテキストを読み取り、スマレジの登録形式に変換します。
このアプリの中心は変換ではなく、変換後の確認画面です。1行1商品の表に並べ、店が直しながら確かめてから登録に進みます。上の4つについては、それぞれこうしています。
- 部門はスマレジに実在する部門と照合し、確信が持てなければ最も近い部門に寄せたうえで「要確認」の印を付けます。勝手に新しい部門を作ることはしません
- 価格は元データになければ空のままにします。推測しません。そして空のままでは登録できないようにしてあります
- 原価は、納品書・仕入伝票の単価を原価として扱います。売価・上代と書かれた金額だけを価格に入れます
- 重複は既存の商品コードと照合し、スキップか上書き更新かを行ごとに選べます
他に、小計や送料のような商品でない行は含めません。仕入先の担当者名や電話番号が書類に入っていても、抽出結果には出しません。
元データのどの列がどの項目に当たるかはフォーマットとして保存でき、同じ仕入先の次回以降はその対応を使います。毎回AIに推測させ直すより、結果が安定します。